Stagiaires en entreprise : peut-on remplacer un salarié par un stagiaire ?
-Un stagiaire n’est pas un salarié et ne peut jamais être utilisé pour remplacer un salarié absent, faire face à un surcroît d’activité ou occuper durablement un poste de travail permanent.
Pour les employeurs, DRH et managers, ce sujet est particulièrement sensible car un mauvais recours au stage peut entraîner une requalification en CDI, des rappels de salaire, un redressement URSSAF et des sanctions administratives importantes.
Stage ou contrat de travail : où se situe la frontière ?
Le stage doit avoir une finalité exclusivement pédagogique.
Il doit être intégré à un cursus scolaire ou universitaire et faire l’objet d’une convention tripartite entre :
l’établissement d’enseignement ;
l’organisme d’accueil (entreprise, association, administration) ;
le stagiaire.
Le stage permet au stagiaire d’acquérir des compétences pratiques, de compléter sa formation et de bénéficier d’un véritable encadrement pédagogique.
Le stage n’a pas vocation à répondre à un besoin de production de l’entreprise.
Dès lors que le stagiaire occupe un vrai poste de travail, exerce des missions identiques à celles d’un salarié ou compense un manque de personnel, le risque de requalification devient majeur.
Tout stagiaire doit-il être rémunéré ?
Tous les stages ne donnent pas lieu à rémunération.
En revanche, la gratification devient obligatoire lorsque le stage dépasse 2 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année scolaire ou universitaire dans le même organisme d’accueil.
Le calcul se fait selon la présence effective :
7 heures = 1 jour de stage ;
22 jours = 1 mois.
Quel est le montant minimal de la gratification ?
À défaut d’accord collectif plus favorable, la gratification minimale est fixée à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale
Cette gratification :
n’est pas juridiquement un salaire ;
est due dès le premier jour du premier mois si le stage dépasse 2 mois ;
est versée mensuellement ;
bénéficie d’un régime social et fiscal spécifique.
Peut-on prendre un stagiaire pour remplacer un salarié en congés ?
Non, c’est expressément interdit.
Le Code de l’éducation interdit de conclure une convention de stage pour :
remplacer un salarié absent (congés payés, arrêt maladie, congé maternité, etc.) ;
faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
occuper un emploi saisonnier ;
pourvoir un poste permanent.
Combien de stagiaires peut accueillir une entreprise ?
Le nombre de stagiaires est plafonné.
Pour les stages étudiants classiques :
15 % de l’effectif si l’entreprise compte 20 salariés ou plus ;
3 stagiaires maximum si l’effectif est inférieur à 20 salariés.
Des règles particulières existent pour certaines formations professionnelles.
L’entreprise doit également désigner :
- un tuteur de stage ;
- un encadrement réel ;
- des conditions de travail conformes au Code de l’éducation.
Quels sont les risques en cas de non-respect ?
1. Requalification en CDI
Si le stage est détourné de son objet pédagogique, le stagiaire peut saisir le conseil de prud’hommes pour demander la requalification en contrat de travail.
Conséquences possibles :
- rappel de salaires depuis le début du stage ;
- congés payés ;
- heures supplémentaires ;
- ancienneté ;
- indemnités de rupture ;
- application du minimum conventionnel.
2. Travail dissimulé
En cas de stage fictif, l’employeur peut également être exposé à une qualification de travail dissimulé.
3. Sanctions administratives
L’inspection du travail peut prononcer :
jusqu’à 2 000 € d’amende par stagiaire ;
jusqu’à 4 000 € en cas de réitération.
Cela vise notamment :
le dépassement des quotas ;
l’absence de tuteur ;
l’utilisation du stage pour un poste permanent ;
le non-respect du temps de présence ;
les conditions de travail irrégulières.
4. Redressement URSSAF
La gratification peut être requalifiée en salaire avec :
rappel de cotisations sociales ;
majorations ;
intérêts de retard.
Ce que doivent retenir les DRH et dirigeants
Avant chaque convention de stage, il faut vérifier :
la finalité pédagogique ;
la durée ;
la gratification ;
les missions confiées ;
le respect des plafonds ;
l’existence d’un véritable tutorat.
Une convention mal utilisée coûte souvent beaucoup plus cher qu’un contrat bien encadré.
Conclusion
Le stage reste un excellent outil de pré-recrutement et de transmission des compétences, à condition de respecter strictement son cadre légal.
Utiliser un stagiaire pour remplacer un salarié absent ou gérer un pic d’activité expose directement l’entreprise à des risques prud’homaux, sociaux et pénaux.
Le cabinet Martin Laviolette Avocats, avocat en droit du travail à Paris, accompagne exclusivement les employeurs dans la sécurisation des stages, la gestion RH et la prévention des contentieux liés au droit social.
